W dniu 15 marca 2018 roku weszły w życie pierwsze zmiany związane z nowelizacją ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym – kolejne będą wchodziły etapami aż do marca 2020 roku. Zmiany te dość znacząco wpływają na obowiązki przedsiębiorców. Przedstawiamy nowe obowiązki i zmiany.

E-sprawozdania

Jedną z najważniejszych zmian dotyczących KRS-u jest długo wyczekiwana elektronizacja postępowania. Już od 15 marca 2018 roku takie dokumenty jak roczne sprawozdania finansowe, sprawozdanie z badania, odpis uchwały zatwierdzającej sprawozdanie oraz uchwały o podziale zysku i strat należy składać za pomocą nowego systemu teleinformatycznego. Złożenie dokumentów musi zostać opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP osoby, która jest do tego uprawniona według Rejestru.

Od tej pory niemożliwe będzie przekazywanie tych dokumentów w formie papierowej, dlatego jeśli któryś przedsiębiorca nie dysponuje jeszcze podpisem elektronicznym lub profilem ePUAP, powinien on jak najszybciej się o niego postarać.

Do dnia 30 września możliwe będzie składanie tych dokumentów w formie podpisanych elektronicznie lub za pomocą zaufanego profilu ePUAP skanów, jednak już od dnia 1 października 2018 roku czekają nas kolejne zmiany związane z elektronicznym postępowaniem rejestrowym. Od tego momentu konieczne będzie składanie sprawozdań w formie jednolitego pliku kontrolnego (JPK), czyli podpisanych w sposób, jaki został wskazany powyżej. Ze względu na powyższe zmiany, dla każdego podmiotu będzie prowadzone w systemie teleinformatycznym repozytorium finansowe.

Największa zmiana czeka przedsiębiorców dopiero od dnia 1 marca 2020 roku, kiedy to akta rejestrowe podmiotów wpisanych do KRS-u będą dostępne tylko w postaci elektronicznej. Dotyczy to zarówno tych przedsiębiorców, którzy zostali zarejestrowani przed wejściem w życie nowelizacji, jak i tych przyszłych. Nawet akta w sądzie rejestrowym będą udostępniane do wglądu jedynie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

Dodatkowe obowiązki informacyjne

W przypadku zgłoszenia spółki do rejestru, konieczne będzie dołączenie listy osób uprawnionych do powołania zarządu wraz z ich adresami do doręczeń. Gdy wspólnikiem spółki jest osoba prawna, konieczne jest podanie imion, nazwisk oraz adresów do doręczeń członków organu uprawnionego do reprezentowania tej osoby prawnej. Do dnia 15 października 2019 roku, a więc w ciągu 18 miesięcy do dnia wejścia w życie ustawy, wszystkie spółki mają obowiązek złożyć listę osób, które są odpowiedzialne za powołanie zarządu oraz ich adresy do doręczeń wraz z pierwszym dowolnym wnioskiem do KRS. W przypadku zajścia jakiejkolwiek zmiany dotyczącej tych osób, należy to zgłosić sądowi rejestrowemu. Nie wystarczy jednak podanie tylko zakresu tej zmiany – konieczne jest przedłożenie nowej listy, nawet gdyby zmieniła się tylko jedna z kilku osób. W przypadku zmiany jedynie adresów do doręczeń, zmiana taka będzie zwolniona od obowiązku uiszczenia opłaty sądowej. W razie zaniedbania tego obowiązku i niemożliwości doręczenia pism na tej podstawie, pismo zostanie pozostawione w aktach sprawy ze skutkiem doręczenia.

Postępowanie przymuszające

Kolejną nowością wprowadzaną przez ustawę są dodatkowe możliwości dla sądu rejestrowego w razie stwierdzenia braków w składzie organów podmiotów wpisanych do KRS, uniemożliwiających prawidłową reprezentację. W takiej sytuacji sąd będzie uprawniony, aby wezwać dany podmiot do wykazania w określonym przez siebie terminie, że organ został powołany lub wybrany albo braki w jego składzie zostały usunięte w inny sposób, czyli że podmiot posiada już organ uprawniony do reprezentacji. W razie niewykonania tego obowiązku, sąd będzie uprawniony do nałożenia grzywny – nawet do 10.000 zł, chyba że dwukrotne wymierzenie grzywny okazałoby się nieskuteczne. Sąd będzie mógł ponawiać grzywny, a ich łączna suma nie będzie mogła przekroczyć 1.000.000 zł. Oznacza to, że grożące konsekwencje mogą mobilizować przedsiębiorców, aby ustanowili organy uprawnione do ich reprezentowania najszybciej jak to możliwe. Taka sama sankcja czeka przedsiębiorcę, który nie złożył wniosku o wpis lub dokumentów, których złożenie jest obowiązkowe i nie dostarczył ich pomimo wezwania sądu rejestrowego do ich złożenia w terminie 7 dni.

Centralne Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych

Co więcej, do 9 kwietnia 2018 roku ma zostać uruchomione Centralne Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych, prowadzone przez Krajową Radę Notarialną, gdzie będą przechowywane wypisy i wyciągi z aktów notarialnych. Na podstawie wpisów w nim ujawnionych, sądy rejestrowe będą dokonywały wpisów.

Wprowadzane zmiany mają na celu zwiększenie pewności i bezpieczeństwa obrotu gospodarczego i prawnego. Czas pokaże na ile cel ten zostanie przez ustawodawcę osiągnięty.