Od 15 marca 2018 r. obowiązuje znakomita część przepisów ustawy z dnia 26 stycznia 2018 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2018 r., poz. 398), która ma na celu usprawnienie procedury rejestrowej oraz umożliwienie łatwego dostępu do danych podmiotom krajowym i zagranicznym poprzez pełną informatyzację systemu już w 2020 r. Jednakże, z brzmienia przepisów nowelizujących wynika, że jeszcze w 2018 r. przysporzy ona przedsiębiorcom sporo problemów, przede wszystkim w zakresie składania sprawozdań finansowych i wniosków do sądów rejestrowych.

Wprowadzenie obowiązku składania wszystkich wniosków do rejestru przedsiębiorców KRS wyłącznie z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego

Zgodnie z założeniami ustawy, już od początku marca 2020 r. prowadzone będą elektroniczne akta rejestrowe podmiotów objętych wpisem do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego. Rejestracja podmiotów oraz wymiana korespondencji pomiędzy sądem a wnioskodawcą będzie się odbywała wyłącznie w formie elektronicznej. Co więcej, dokumenty stanowiące załączniki do takich wniosków będą przez sąd rozpoznawane jedynie po ich uprzednim podpisaniu za pomocą kwalifikowanego podpisu albo profilu zaufanego ePUAP. Wnioski złożone w tradycyjnej formie będą podlegały zwrotowi.

Stworzenie Centralnego Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych

Repozytorium ma zostać stworzone przez Krajową Radę Notarialną, jeszcze w kwietniu bieżącego roku. W rejestrze tym – prowadzonym w formie teleinformatycznym – przechowywane będą wypisy i wyciągi aktów notarialnych, do których łatwy dostęp będą mieli notariusze, sądy oraz organy państwowe. Co ciekawe, po wdrożeniu pełnej informatyzacji procedury rejestrowej, podmiot wnioskujący o wpis zmiany danych w związku z czynnościami dokonanymi przed notariuszem zobowiązany będzie do wskazania jedynie numeru wypisu lub wyciągu danego aktu w repozytorium, bez konieczności składania oryginału dokumentu do akt rejestrowych.

Wprowadzenie obowiązku składania sprawozdań finansowych w postaci elektronicznej w odpowiednim formacie danych

Zgodnie z założeniami ustawy nowelizującej 15 marca 2018 r. powstało repozytorium dokumentów finansowych, w ramach którego gromadzone są sprawozdania finansowe, sprawozdania z działalności wraz z raportem z badania biegłego rewidenta, o ile takowe jest wymagane oraz uchwały odpowiednich organów zatwierdzające te dokumenty wraz z uchwałą w przedmiocie podziału zysku lub pokrycia straty. Oznacza to, że przedsiębiorcy nie są zobowiązani do zgłaszania tych dokumentów sądom rejestrowym w ramach odpłatnych wniosków. Co więcej, składanie tych dokumentów w tradycyjnej, papierowej formie nie będzie już dopuszczalne. Docelowo, wszystkie sprawozdania finansowe sporządzane będą na podstawie jednolitego wzorca i po ich właściwym podpisaniu i złożeniu w repozytorium trafią następnie do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych, a tym samym podmiot nie będzie składał dokumentów bezpośrednio do urzędu.

Sprawozdanie finansowe tylko z podpisem elektronicznym albo ePUAP

Choć do 1 marca 2020 r. jeszcze dużo czasu osoby będące członkami organów albo wspólnikami uprawnionymi do reprezentacji podmiotów wpisanych do rejestru będą musiały zmierzyć się z praktycznymi problemami wynikającymi z nowelizacji już teraz, bowiem od 15 marca 2018 r. niedopuszczalne jest składanie sprawozdań finansowych i pobocznych dokumentów w sądach rejestrowych w tradycyjnej formie. Dokumenty te są zamieszczane wyłącznie w repozytorium dokumentów finansowych, prowadzonym w formie elektronicznej i nie są – jak wcześniej – składane do akt rejestrowych spółek i przechowywane w sądach. Dokumenty te może złożyć (tj. zamieścić w wirtualnym repozytorium) wyłącznie osoba, której numer PESEL jest ujawniony w KRS, wpisana jako członek organu uprawnionego do reprezentowania, wspólnik uprawniony do reprezentowania, syndyk albo likwidator, a która będzie posiadała podpis kwalifikowany albo profil zaufany ePUAP. Co więcej, nie będzie możliwe ustanowienie pełnomocnika procesowego do dokonania takiej czynności, zgodnie bowiem z treścią uzasadnienia do ustawy – „nie jest to czynność procesowa, ale techniczna polegająca na dokonaniu zgłoszenia ewidencyjnego dokumentów finansowych i wpisie automatycznej wzmianki do KRS”. W konsekwencji, czynności techniczne będzie mógł wykonać wyłącznie członek organu albo wspólnik uprawniony do reprezentacji i to tylko pod warunkiem, że uprzednio wyposażony zostanie w narzędzia pozwalające na podpisanie dokumentów w sposób prawem przewidziany.

Co ciekawe, złożenie dokumentów w formie elektronicznej nie zwalnia kierowników jednostek z obowiązku sporządzenia sprawozdania finansowego oraz sprawozdania z działalności stosownie do wymogów ustawy o rachunkowości, a więc w sposób kompletny i rzetelny, jak również z obowiązku opatrzenia ich podpisami osoby, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz wszystkich członków organu będącego kierownikiem jednostki. Złożenie dokumentów w repozytorium nie wyklucza również możliwości następczej kontroli ich prawdziwości przez sąd rejestrowy. Dokumenty niezgodne ze stanem rzeczywistym zostaną w konsekwencji wydania stosownego orzeczenia przez sąd usunięte z repozytorium.

W celu zapoznania się z innymi zmianami jakie wprowadza wspomniana nowelizacja zapraszamy do lektury naszego kolejnego artykułu.